Svæfandi fjarfundir – 5 ráð til að virkja fólk

Nú þegar heilt ár af fjarfundum er liðið er ljóst að það er hægt að hafa töluverð áhrif á hvernig þeir ganga fyrir sig og hvaða árangri þeir skila. Fyrir utan okkar eigin innanhússfundi hef ég þjálfað fjölmarga starfsmenn og stjórnendur í hvernig minnka má orkuleysi, takast á við skort á athygli og óánægju með fjarfundi.

Það er sennilega ekki hægt að útrýma alveg þreytu og pirringi sem skapast þegar að tæknin vinnur ekki með okkur, hljóð virkar ekki eða bakgrunnsstilling fer á versta veg. Eins fáum við ekki sömu viðbrögð og við gerum maður á mann, við heyrum ekki hópinn bregðast við, hlægja og svo er bara þreytandi að stara á skjáinn í langan tíma í senn.

En flest af því sem býr til þreytu og gremju má laga.

Við skulum bara gefa okkur það að fjarfundir séu komnir til að vera svo að sennilega er það alveg þess virði að leggja eitthvað á sig til að standa vel að slíkum fundum. Þar að auki geta fjarfundir verið mjög árangursríkir og í einhverjum tilfellum jafnvel enn áhrifaríkari en maður á mann fundir. Við erum með mjög öflugt verkfæri í höndunum og ef þú notar það ekki rétt er eins og þú sért að nota kraftmikinn sportbíl til að silast niður Laugarveginn.

Hér eru nokkur ráð til að gera fjarfundi árangursríka og virka

(Þetta á reyndar við um alla fundi)

1. Taktu vel á móti fólki og leyfðu því að njóta sín.

   
   Alveg eins og í raunheimum finnst fólki mikilvægt að eftir þeim sé tekið, því heilsað og það fái að segja skoðun sína og taka þátt í umræðum. Það myndi sennilega aldrei gerast að einhver labbaði inn á fund í fundarherbergi, settist niður og sæti þar allan fundinn án þess að vera ávarpaður eða inntur eftir áliti. Það væri aldrei samþykkt og viðkomandi finndist sennilega að hann hefði verið boðaður á fund sem hann ætti ekki erindi á. Samt sem áður gerist það ítrekað á fjarfundum. Fólk kemur inn á fundinn og er aldrei heilsað eða það beðið um að koma með innlegg í umræður. Leggjum okkur fram við, eins mikið og aðstæður leyfa, að heilsa fólki og spjalla á léttum nótum þar til fundurinn byrjar. Höldum áfram að ávarpa fólk með nafni á meðan á fundinum stendur. Jafnvel þó fjöldi fundarmanna sé slíkur að ekki er hægt að ávarpa alla, gerum það samt við einhverja. „Pétur, Guðrún og María það væri gaman að fá ykkar skoðun á þessu. Við höfum því miður ekki tíma til að heyra í öllum svo að það væri gott að aðrir myndu skrifa sitt innlegg í spjallboxið“.

2. Ekki tala meira en í 90 sek í einu.

   
   Jafnvel þó fundurinn sé fámennur með fólki sem við þekkjum vel þá getum við ekki litið á fjarfundi sem vetvang fyrir endalausar einræður. Við höfum nefnt áður að fólk missir athyglina og fer að gera annað ef þú talar út í eitt. Þó þú sért mikilvæg manneskja með mikilvæg skilaboð þá getur fólk ekki hlustað á þig lengur en í 90 sek í einu. Eitt ráð er að hugsa eins og körfuboltaleikmaður. Vertu með skotklukku í hausum og hættu að tala áður en tíminn rennur út.

3. Notaðu „Boðháttur“+ „Aðgerð“+ „Hvar“.

   
   Það eru svo mörg skemmtileg verkfæri á Teams, Zoom, Webex eða öðrum vetvangi sem þið notið fyrir fundi sem gerir fundarmönnum kleift að taka þátt í fundinum. Skrifa í spjall, merkja inn á glærur, taka þátt í könnun og fleira. Leiðin til að fá fólk til að nota þetta er að vera mjög skýr í fyrirmælum með hvað á að gera og hvar. „Skrifum í spjallið….“ eða „Svörum spurningunni í könnuninni“, eða „Merkjum inn á glæruna….“ Ef við fáum ekki viðbrögð þá getum við kallað á fólk með nafni og beðið það að koma í hljóð og segja skoðun sína. Þannig leggjum við líka línurnar með til hvers er ætlast af fundarmönnum og að þátttöku er krafist.

4. Dragðu fram ólík sjónarhorn.

   
   Í bókinni Death by Meeting útskýrir Patrick Lencioni að fundir skili litlum árangir og séu máttlausir vegna þess að fólk tekst ekki á á heilbrigðan máta. Ef það að takast á þýðir að rífast í þínum huga gætir þú vilja velja annað orð eins og spenna eða ágreiningur. Markmiðið er að draga fram ólíkar skoðanir og ræða þær. Stundum heldur fólk aftur af sér því sá sem leiðir fundinn leyfir ekki áköf samtöl af ótta við afleiðingarnar. Góðir fjarfundir ættu að einkennast af öryggi til að viðra skoðanir sínar án þess að vera dæmdur, vilja til að berskjalda sig og ræða opinskátt um mikilvæg atriði og því að fjölbreytileikanum sé fagnað. Prófaðu að spyrja „Hver annar hefur skoðun á þessu?“ eða „Hver hefur annað sjónarhorn á þetta?“

5. Minntu í sífellu á tilganginn.

   
   Simon Sinek segir í frægu TED talk að sterki leiðtogar veiti innblástur með því að minna á tilganginn. Komdu tilgangi fundarins skýrt á framfæri og minntu á það á meðan á fundinum stendur: „Tilgangur fundarins er….“, Ástæða þess að við erum að hittast….“. Það hjálpar til við að viðhalda jákvæðni og að leggja sameiginlegar línur um aðgerðir. Það hjálpar þér líka að festast ekki í smáatriðum.

Ímyndaðu þér að þitt helsta markmið næstu 30 daga væri að auka virkni sem flestra á þínum fjarfundum. Hverjar yrðu breytingarnar sem þú myndir gera?

Uppruni efnistaka: mattnorman.com

Næsta umræðuefni

10 venjur sem hindra árangur