Á hverju ári hitti ég fólk sem segir að kvíði fyrir að halda kynningar hafi haft áhrif á bæði náms- og starfsferil. Sprenglært fólk og reyndir stjórnendur missa svefn yfir því að þurfa að standa upp og tala fyrir framan hóp. Auðvitað er hægt að velja sér að setja sig ekki í þessar aðstæður og að miðla upplýsingum eins og manni finnst sjálfum þægilegt að koma þeim frá sér en þá þá fellur maður á fyrsta prófinu þegar það kemur að því að undirbúa kynningu. Þ.e. að spyrja sig: “Hverjir eru áheyrendurnir, hvaða kunnáttu hafa þeir og hvernig ætti ég að setja efnið fram þannig að það sé auðvelt fyrir þá að meðtaka það?”
Nýlega gerðum við hjá Dale Carnegie könnun um kynningar á póstlista okkar og fengum um 400 svör sem gefa áhugaverðar vísbendingar. Þar kom meðal annars fram að 45% þátttakenda hlusta á fleiri en 10 kynningar á ári og þar af gáfu flestir síðustu kynningu sem þau hlustuðu á einkuninna sex. Þegar spurt var um hvaða form fólk kjósi á kynningu sögðust 70% vilja vera á staðnum en því næst að horfa á upptöku. 53% sögðust kvíða frekar mikið eða mjög mikið fyrir að halda kynningu og 66% sögðust hafa komið sér undan að halda kynningu. Að lokum voru 38% sem segjast aldrei á ævinni hafa fengið neina leiðsögn í að halda kynningu.
Þegar maður veltir fyrir sér þessum niðurstöðum og leggur þær ofan á staðreyndina um hversu miklar og hraðar breytingar eru að eiga sér stað í mörgum fyrirtækjum og starfsgreinum, þá er ekki annað hægt en að staldra við og spyrja sig að því hversu vel stjórnendum gengur að miðla stefnu og áherslubreytingum í gegnum kynningar? Innleiðing og stjórnun umbóta og breytinga er orðið stór hluti af starfi hvers stjórnanda og ein af helstu ástæðum þess að stefna um breytingar á pappír verður ekki að veruleika er sú að breytingunum er ekki komið á framfæri við starfsfólk þannig að þau komi auga á þörfina, skilji ástæðuna, sjái ávinninginn og þar af leiðandi hoppa þau ekki um borð þó svo að þau kannski þykist gera það. M.ö.o stjórnandinn hrífur ekki starfsfólkið með og veitir þeim ekki innblástur til að gera þær breytingar á hegðun og/eða vinnulagi sem eru nauðsynlegar til að innleiða breytinguna. Þannig fylgir mannlega hliðin ekki með og það vantar upp á tilfinningalegu skuldbindinguna.
Það sem stjórnendur gætu haft í huga til að tryggja áhrifaríka tjáningu og framsetningu á upplýsingum er m.a.:
Það er engin ástæða þess að kvíða því að tala við starfsfólkið þitt, jafnvel í krefjandi aðstæðum sem gætu skapast í kjölfar boðaðra breytinga. Verum vel undirbúin, æfum okkur (já, æfum okkur upphátt!) og hugsum kynninguna út frá áheyrendunum en ekki okkur sjálfum og þá eigum við góða möguleika á að vera leiðtoginn sem virkjar fólk með okkur í breytingar sem gefa okkur forskot í okkar rekstri.
